Добро пожаловать!
Тут есть все, что вы хотите знать обо мне =)

Познакомьтесь с системой —
установите демо-версию
Monitor CRM 4.0!

• Загрузить

Кто может выступать в роли контрагента в Monitor CRM

«Сердцем» любой CRM-системы является база данных контрагентов. Контрагентом может быть клиент, партнер, поставщик, конкурент и прочие юридические лица (компании), с которыми взаимодействует организация.

Не смотря на то, что основным объектом сбора и анализа информации является клиент (или покупатель), в системе Monitor CRM на равных условиях рассматриваются не только клиенты компании, но и другие контрагенты. Это ни в коем случае не противоречит концепции CRM, так как необходимо учитывать влияние и прочих контрагентов (поставщиков, подрядчиков, и даже конкурентов) на взаимоотношения с клиентами. Например, для удовлетворения потребностей клиента часто необходимо учитывать возможности поставщика или субподрядчика. Кроме того, часто не существует четкого разграничения между клиентом и другими контрагентами организации, поскольку клиент может выступить в качестве посредника, а конкурент может стать клиентом или поставщиком. Например, если есть большой и срочный заказ, а поставщик не может его выполнить в срок, компания может закупить часть товаров и у конкурента. Такая практика встречается довольно часто. Еще чаще бывают случаи, когда клиент расплачивается с вашей компанией своими товарами и услугами, полностью или частично. В этом случае организация является и поставщиком, и покупателем одновременно. Таким образом, любой контрагент может выступать в разных ролях. Поэтому в системе Monitor CRM данный модуль называется именно «Контрагенты». И в нем ведется информация об организациях и частных лицах с любым статусом.

Как в Monitor CRM устроена база контрагентов

Именно в базу «Контрагенты» стекаются всевозможные сведения о тех, с кем работает организация, начиная от официальных сведений контрагента (например, реквизитов организации) и связанных с ним документов (заявки, счета), и заканчивая личностными характеристиками и предпочтениями ее сотрудников (например, тип темперамента или пристрастие к алкоголю).

База данных о клиентах ценна сама по себе, при этом CRM-система позволяет максимально эффективно использовать ее в работе. К примеру, за считанные минуты можно найти и восстановить важный документ, посмотреть на каких условиях ранее велась работа с клиентом, выяснить, кто в организации поставщика отвечает за доставку и пр. Все это способно не только помогать в работе самой организации, но и создавать у ее контрагентов ощущение клиенториентированности. При этом сведения о контрагенте, что немаловажно, становятся достоянием организации, а не лично менеджера. И в случае ухода или болезни сотрудника его с минимальными потерями можно заменить другим. На основе данных о контрагентах, собираемых сотрудниками ежедневно и скрупулезно в базе, формируются различного рода отчеты.

Список контрагентов представляет собой общий перечень карточек контрагентов, сгруппированных по различным параметрам.

В демо-версии программы Monitor CRM для запуска модуля Контрагенты выполните указанную на рисунке последовательность действий.

Откроется окно следующего вида:

Оно содержит следующие блоки:

— Виды (разрезы) классификаций (1);
— Группировка контрагентов выбранного (вида) разреза (2);
— Список контрагентов выделенной группы (3);
— Дополнительная информация по выделенному контрагенту (4).

Для переключения между видами (разрезами) классификаций необходимо кликнуть мышкой по нужной иконке:

— Кнопка (Группы) — отображает контрагентов распределенными по произвольным группам. Структура групп контрагентов в системе Monitor CRM может быть любой глубины вложенности. При выборе одной из групп в правой части окна отображается список контрагентов, принадлежащих к этой группе.

Для разных целей можно создать несколько конфигураций групп, например, для отдела продаж одна конфигурация, то есть своя группировка контрагентов, для маркетологов другая конфигурация (своя группировка) и т. д. При этом различные конфигурации могут быть доступны как всем пользователям, так и только тем, кому даны на это права. Права доступа к конфигурациям могут быть настроены таким образом, что пользователь будет иметь доступ только к контрагентам, которые входят в группы определенной конфигурации.

Каждый контрагент может принадлежать одновременно к нескольким группам, как в одной конфигурации, так и в разных. Об управлении конфигурациями групп контрагентов.

— Кнопка (Менеджеры) — отображает контрагентов в разрезе ответственных менеджеров и подразделений, поскольку за поддержание взаимоотношений с каждым контрагентом, отвечают один или несколько менеджеров.

Фактически структура групп в этом случае, повторяет структуру организации, где за каждом подразделением закреплены определенные сотрудники. При выборе менеджера (сотрудника) в правой части окна отображается список тех контрагентов, по которым он является ответственным.

Если за работу с контрагентом отвечают несколько менеджеров (например, при работе по нескольким направлениям), то этот контрагент будет отображаться при выборе каждого менеджера.

В разрезе менеджеров, так же как и в разрезе групп, можно для разных целей создать несколько конфигураций.

— Кнопка (Признаки) — отображает контрагентов в разрезе признаков, заведенных контрагентам, поскольку каждый контрагент может иметь любое количество произвольных признаков. Для признаков, значения которых выбираются из заданного списка, последним иерархическим уровнем являются значения данного признака.

При выборе признака в списке отображаются контрагенты, у которых установлен данный признак. А при выборе конкретного значения, отображаются контрагенты, у которых выбранный признак имеет именно это значение.

— Кнопка (Населенные пункты (группы) — отображает контрагентов в разрезе групп, на  которые пользователями системы разделены города и регионы. При выборе населенного пункта, в правой части окна отображаются контрагенты, находящиеся в этом населенном пункте.

— Кнопка (Населенные пункты) — отображает контрагентов в разрезе городов и регионов, поскольку все контрагенты имеют такой признак. Географическая классификация также иерархическая, где последним уровнем является населенный пункт. При выборе населенного пункта, в правой части окна отображаются контрагенты, находящиеся в этом населенном пункте. Данная классификация берется из справочника Населенные пункты.

— Кнопка (Населенный пункты (Признаки) — отображает контрагентов в разрезе признаков, присвоенных городам. Часто бывает необходимо классифицировать контрагентов не только по городам, но и федеральным округам, по численности населения города, экономическому развитию региона и пр., что и реализуется через присвоение городам определенных признаков.

При выборе признака в списке в правой части окна отображаются контрагенты, у которых определен данный признак.

При выборе конкретного значения, отображаются контрагенты, у которых выбранный признак города имеет именно это значение.

— Кнопка (Динамические группы). Кроме обычных групп, распределение по которым осуществляется пользователем вручную, контрагенты могут относиться к динамическим группам, в которые попадают автоматически, в зависимости от ряда показателей.

Фактически, динамические группы являются результатом выборки организаций.

Содержимое динамических групп можно обновлять либо вручную, нажав кнопку , либо установить автоматическое обновление, поставив галочку рядом с соответствующей надписью.

Как управлять (переключать, создавать, удалять, изменять) конфигурациями групп контрагентов

Текущая конфигурация указана в области заголовка списка групп в скобках (на рисунке ниже выбрана «Основная» конфигурация).

Управление конфигурациями в основном происходит с помощью меню. Для открытия меню управления конфигурациями необходимо кликнуть правой кнопкой мыши в области группировки контрагентов.

Галочкой помечена текущая выбранная конфигурация или режим одновременного отображения групп всех конфигураций («Все»).

Для переключения с одной конфигурации на другую достаточно выполнить следующую последовательность действий.

Для добавления новой конфигурации достаточно:

1. Кликнуть правой кнопкой мыши в области группировки контрагентов и вызвать меню управления конфигурациями.
2. В меню управления конфигурациями выбрать пункт «Добавить конфигурацию».
3. Ввести название новой конфигурации в форме добавления.

4. Нажать «ОК».

Для изменения названия конфигурации достаточно:

1. Выделить в области группировки контрагентов название конфигурации, которую нужно изменить.
2. Кликнуть правой кнопкой мыши и вызвать меню управления конфигурациями.
3. В меню управления конфигурациями выбрать пункт «Изменить».
4. Ввести название новой конфигурации в форме изменения.

5. Нажать «ОК».

Для удаления конфигурации достаточно:

1. Выделить в области группировки контрагентов название конфигурации, которую нужно удалить.
2. Кликнуть правой кнопкой мыши и вызвать меню управления конфигурациями.
3. В меню управления конфигурациями выбрать пункт «Удалить».
4. Подтвердить удаление в появившейся форме.

Как открыть карточку контрагента

В системе Monitor CRM попасть в карточку интересующего контрагента и оперативно получить полный доступ к информации о нем можно различными способами. Рассмотрим два основных способа.

Первый способ: из любого места в системе, где упоминается контрагент можно открыть его карточку с помощью кнопки на панели инструментов. Для этого достаточно:

Второй способ. Поскольку карточки контрагентов хранятся в базе контрагентов, то открыть карточку интересующего контрагента можно из базы. Для открытия карточки контрагента из базы контрагентов достаточно:

Как устроена карточка контрагента в Monitor CRM

Интерфейс Карточки контрагента позволяет легко ориентироваться в данных, быстро находя необходимые, что очень удобно. При интеграции с учетной системой, например 1С Бухгалтерией, может осуществляться экспорт/импорт данных между Monitor CRM и учетной системой, что позволяет различным отделам обмениваться информацией, не покидая рабочего места (без хождения по кабинетам).

Окно формы Карточка контрагента можно условно разделить на две части: постоянную и переменную. Постоянная часть содержит Список разделов, Наименование предприятия, карточка которого открыта, а переменная часть — подробную информацию по выделенному разделу (на рисунке выше представлена информация раздела «Главное»).

Окно карточки контрагента можно условно разделить на две части: постоянную и переменную. Постоянная часть содержит наименование предприятия (1) и список разделов (2), а переменная часть — основные сведения о предприятии (3).

В Карточке контрагента некоторые элементы можно настраивать для каждого пользователя индивидуально, что позволяет различным пользователям видеть в удобной для них форме только данные, необходимые в работе.

Настроить можно:

— набор разделов. Например, для пользователя «Менеджер по продажам» в Демо-версии Monitor CRM в Списке разделов отсутствуют разделы «Перспективы сотрудничества», «Группы», «События», представленные на рисунке выше;
— порядок размещения разделов. Например, для пользователя «Менеджер по продажам» в Демо-версии Monitor CRM Список разделов имеет совсем другой порядок, чем на рисунке выше;
— внешний вид и структуру таблиц.

Какую информацию позволяет хранить Карточка контрагента

Карточка контрагента хранит всю информацию о данном контрагенте и истории его взаимодействия с организацией. Вся хранимая о контрагентах информация разделена на разделы.

Рассмотрим назначение разделов карточки контрагента.

Раздел «Главное» содержит основные сведения о предприятии контрагента: основные адрес, телефон, банковский счет, а также дату первой сделки с контрагентом, его ИНН, ФИО менеджера, работающего с ним и примечания.

Данные во все «серые поля» карточки водятся из справочника, который запускается нажатием на соответствующую кнопку справа от поля. Остальные (белые поля) заполняются вручную.

В разделе «Контакты» отображаются все контакты с сотрудниками данного контрагента за всю историю работы с ним — звонки, встречи, переписка и пр.

В разделе «Средства связи» ведется список всех средств и способов связи с контрагентом. Это могут быть телефоны, факсы, e-mail, ICQ и пр.

В разделе «Сотрудники» ведется информация о сотрудниках контрагента. Если контрагент является частным лицом, в данном разделе могут быть данные о составе семьи, друзьях, знакомых и пр.

Окно с информацией о сотрудниках разделено на три части. В верхней части находится список сотрудников с учетом иерархии подчиненности. В нижней части отображаются признаки и средства связи выбранного сотрудника.

Отображение сотрудников контрагента в иерархической структуре очень удобно и полезно в бизнесе. Сразу видно к кому необходимо обращаться по тем или иным вопросам. Например, если сотрудник, с которым велась работа, уволился или просто болеет, всегда видно, к кому можно обратиться с вопросом: «А кто вместо него?».

Статус «Руководитель» отражается точкой зеленого цвета в соответствующем столбце. А сотрудники, с которыми ведется работа, помечены галочкой. Это дает руководителям любого уровня с первого взгляда на это окно понять, на каком «уровне» работают с этим контрагентом (на уровне ТОП-менеджмента, среднего звена руководства, или рядовых сотрудников).

В разделе «Группы» указаны группы, в которые входит данный контрагент. Каждый контрагент может входить в несколько групп. Группы могут иметь различные подгруппы.

Раздел «Признаки» используется для ведения произвольных характеристик контрагента. Признаки позволяют не только зафиксировать важный параметр контрагента, но и использовать его для последующей обработки и анализа. Например, признаками может являться тип бизнеса (розница, мелкий опт, крупный опт), тип клиента (лояльный, нейтральный, недовольный), источник информации о компании (радио, телевидение, газеты и пр.). Признаки используются для группировки клиентов с целью планирования последующего (маркетингового) воздействия на каждую из групп.

В разделе «Заявки» содержатся заявки от данного клиента.

Заявка — очень важный тип документа. На практике Заявки, чаще всего, используются в трех вариантах:

1. Как предварительный этап при согласовании поставки. Если бизнес-процесс продажи длительный и состоит из нескольких этапов, то первые требования клиента могут быть оформлены в виде Заявки. Затем, когда поставка согласована, на основании Заявки формируется документ плана поставки. В этом случае, на основе планового документа, как правило, выписывается счет на оплату. По факту отгрузки товара (оказания услуги) оформляется документ на фактическую продажу (накладная, акт и т.п.). Таким образом, документируются все основные этапы большинства сложных проектов. Заявка — план поставки — поставка. На каждом из этапов содержимое документов может различаться.

2. Как реестр выписанных счетов. При массовых продажах счетов может выписываться много, и не все они оплачиваются клиентами. Часть счетов может быть оплачена не в той сумме, которая была изначально, и с изменением позиций. Хранить счета как «планы продаж», в этом случае нецелесообразно, так как этот реестр должен использоваться по прямому назначению, а именно, для установки планов по товарам, товарным группам, менеджерам и пр. В этом случае, выписанные счета можно хранить в системе как Заявки.

3. Как пожелания клиентов. Иногда клиент высказывает пожелание приобрести тот или иной товар, которого нет, не только на складе, но и, возможно, в прайс-листе компании. «А есть такой же, но с перламутровыми пуговицами?». Даже при отрицательном ответе, менеджер может занести пожелание клиента в систему Monitor CRM. Таким образом, формируется «Журнал неудовлетворенного спроса», который в дальнейшем может быть использован руководством компании при принятии решений по расширению товарного портфеля.

В разделе «Планы входящей оплаты» содержится информация о планируемых поступлениях денежных средств за товары и оказанные услуги.

В разделе «Входящая оплата» содержится информация о поступлениях денежных средств за проданные товары и оказанные услуги. В основном это список документов, подтверждающих факт поступления денежных средств (платежные поручения, кассовые чеки, приходные ордера). Данные о произведенной клиентом оплате подгружаются в CRM-систему автоматически из учетной системы компании в случае настройки интеграции.

Содержание разделов «Исходящая оплата», «Планы исходящей оплаты» почти не отличается от разделов «Входящая оплата» и «Планы входящей оплаты» только в данном случае контрагент является не покупателем, а поставщиком.

В разделе «Отгрузки» содержатся документы, подтверждающие факт продажи или оказания услуги (накладные, акты и пр.). Данные о произведенных отгрузках также могут интегрироваться автоматически с учетной системой.

В разделе «Планы отгрузок» содержится вся информация о планах отгрузки (продаж). Этот раздел чаще всего используется для планирования работы по продажам с данным клиентом. Сюда могут заноситься еще не оплаченные заказы клиентов, планы продаж, он также может использоваться для выписки счетов.

Содержание разделов «Закупки», «Планы закупок» почти не отличается от разделов «Отгрузки», «Планы отгрузок» только в данном случае контрагент является не покупателем, а поставщиком.

В разделе «Файлы» к карточке контрагента можно привязывать любые файлы, имеющие отношение к данной организации.

Обычно, при длительной, активной работе с контрагентом в организации накапливается масса всякой информации в файлах разных форматов. Это и различные документы — коммерческие предложения, договоры, официальная переписка и т.п., а также графические файлы со схемами и фотографиями. Вся эта информация часто бывает разбросана по многим компьютерам в локальной сети, либо разнесена по многим папкам. Наличие в единой базе документов, имеющих отношение к истории взаимодействия с клиентом, исключительно удобно — в любой момент пользователь может «поднять» необходимый документ, как бы давно он не был подготовлен.

В разделе «Проекты» перечислены проекты, в которых данный контрагент выступает в той или иной роли. Проектный подход используется только в сделках с длительным циклом продажи, содержащим большое количество различных этапов. В бизнесе с коротким циклом продаж «заявка-договор-отгрузка» данная модель в CRM-системе не используется.

В разделе «Рекламации» аккумулируются все отзывы и рекламации по данному контрагенту, а также вся работа, которая была проделана по этим рекламациям.

В верхней части окна выводится список рекламаций по данному контрагенту, а в нижней — список действий, которые были произведены по выбранной рекламации.

Для управления взаимоотношениями с клиентами очень важно знать проблемы, возникшие с поставляемыми товарами и услугами. Рекламация может поступить на качество товара, на качество доставки, на техническое обслуживание. И менеджер, который отвечает за клиента, должен быть уверен, что причина недовольства клиента устранена. В дальнейшем, по параметрам, учтенным в рекламациях, можно строить аналитические отчеты.

В разделе «Филиалы» отображается информация об организационной структуре холдинга, в который входит данный контрагент, и место контрагента в этом холдинге. Выбранный контрагент в общей структуре выделяется жирным шрифтом и отмечается галочкой.

Установление филиальной структуры позволяет видеть взаимосвязь организаций. Особенно это важно в тех случаях, когда решение принимается в головной организации, и тогда нет смысла терять время, налаживая контакт с дочерними организациями.

В разделе «Банковские реквизиты» ведется список всех банковских реквизитов контрагента.

В разделе «Адреса» ведется список всех адресов контрагента (фактический, юридический, почтовый и т.п.). При наличии программы MosMap-Gis есть возможность посмотреть созданный адрес на карте.

В разделе «Праздники» указываются знаменательные для контрагента даты, с которыми эту организацию целесообразно поздравлять. Здесь указывается день праздника, устанавливается напоминание, чтобы система Monitor CRM напомнила пользователям об этом празднике контрагента. Если этот день для контрагента не является рабочим, то устанавливается соответствующий параметр, и при попытке назначить контакт с контрагентом на этот день, система выдаст предупреждение.

В разделе «Режимы работы» находится информация о режиме работы контрагента. Основная задача этой функции, предупреждать пользователя, если он запланирует контакт с контрагентом во внерабочее время. В разделе «Оборудование» содержится перечень оборудования, которое есть у контрагента. Содержимое данного списка, в основном, зависит от вида бизнеса. Наиболее часто этот раздел используются в следующих случаях:

— предоставление вспомогательного оборудования в аренду. Например, некоторые компании, оказывающие услуги по доставке питьевой воды, предоставляют в аренду оборудование для нагрева/охлаждения воды. Производители часто предлагают установить в торговом зале специальные презентационные витрины, холодильники и другое презентационное оборудование.
— оказание услуг по обслуживанию оборудования. Если основная деятельность компании состоит в оказании услуг по обслуживанию какого-либо оборудования (например, обслуживание компьютеров и копировальной техники, поставка расходных материалов и т.п.), то все оборудование заносится в этот список.
— поставка товаров, требующих наличия определенного оборудования. Использование некоторых товаров, например, ряда стройматериалов, требует наличия у клиента специального оборудования. От класса и производительности этого оборудования могут зависеть объемы закупок и поставляемая номенклатура.

В разделе «Перспективы сотрудничества» указывается состояние сотрудничества с клиентом по разным направлениям и товарным группам. Например, тосол — потенциальный клиент, аксессуары — ведется работа или отказался от сотрудничества.

Для многопрофильных фирм, где несколько отделов продаж по разным направлениям, эта функция дает возможность очень легко организовать обмен данными о клиентах. Продавец одного отдела, начиная работу с клиентом, сразу видит, по каким направлениям этот клиент уже работает с компанией или от чего уже отказался. Если клиент, например, отказался от сотрудничества по одному из направлений из-за проблем с доставкой, то вряд ли стоит тратить на него время менеджеру другого направления, если служба доставки общая.

В разделе «Продажи конкурентов» содержится информация о взаимоотношениях данного клиента с конкурентами. А именно, данные о закупках продукции и услуг у конкурентов.

Конечно, продажи клиенту конкурента можно отследить не всегда и не все. Но есть некоторые виды бизнеса, где количество поставщиков и потребителей ограничено. Например, поставки специального оборудования. На таких рынках все участники знают, кто, кому и что поставляет. А часто, и на какую сумму. В этом случае, учет сделок с конкурентами позволяет определить рыночную долю каждого участника и увидеть всю картину рынка. Наиболее эффективно использовать эту функцию совместно с разделом «Перспективы сотрудничества».

В разделе «Цены конкурентов» находится информация о ценах на товары и услуги либо у конкурентов данного контрагента, либо цены самого контрагента, если он является конкурентов организации. Также данный раздел может использоваться и для сбора цен других контрагентов, например, поставщиков или посредников.

В разделе «События» находятся любые, даже неформализованные факты, которые имеют отношение к контрагенту и могут повлиять на взаимоотношения с ним. Например, кадровые перестановки в структуре контрагента, какие либо форс-мажорные обстоятельства (пожары, наводнения, приход налоговой инспекции и пр.), изменения в законодательстве, касающиеся отрасли контрагента (налоги, акцизы, пошлины) и др. Все эти факторы, во-первых, позволяют более полно оценивать контрагента, во-вторых, дают возможность анализировать их влияние на объемы закупок.

Как в Monitor CRM оформить заявку от клиента

В Карточке контрагента можно создавать и хранить различные документы, устанавливая связи между ними, т.е. создавать одни документы на основании других. Причем все созданные здесь документы будут храниться в базе Monitor CRM, что исключит их потерю.

Предварительные заявки и оформленные счета в Карточке контрагента обычно хранятся в разделе «Заявки».

Окно с информацией о заявках (как в Карточке контрагентов, так и в Ежедневнике) разделено на две части. В верхней части находится список заявок. В нижней части отображается список товаров выделенной заявки. Это позволяет оперативно ориентироваться в ранее созданных заявках.

Добавить новую заявку в окно можно следующими способами:

— первый способ — с помощью контекстного меню. Для его применения необходимо выполнить последовательность действий как на рисунке:

— второй способ — с помощью клавиши Insert на клавиатуре.

1. В списке заявок кликните левой кнопкой мыши.
2. Нажмите клавишу Insert на клавиатуре.
3. Появится форма добавления заявки.

В поле «Дата» указывается либо дата документа, отражающего заявку, либо дата поступления заявки при отсутствии документа. По умолчанию, обычно, устанавливается текущая дата. Дату можно ввести вручную с клавиатуры или, нажав на кнопку , выбрать дату в календаре.

В поле «Время» указывается время создания документа, отражающего заявку. По умолчанию, обычно, устанавливается текущее время. Время можно изменить вручную с клавиатуры или используя кнопки или .

В поле «Номер» указывается номер документа. При его отсутствии поле оставляется пустым.

В поле «Контрагент» указывается покупатель (клиент). При создании заявки из Карточки контрагента данное поле заполняется автоматически и не редактируется. При создании заявки из Ежедневника это поле окажется пустым, поэтому будет подлежать заполнению из справочника, который запускается нажатием на соответствующую кнопку справа от поля.

В поле «Менеджер» указывается сотрудник, который отвечает за данную заявку. В дальнейшем это позволит анализировать заявки в разрезе сотрудников. Данное поле заполняется автоматически данными автора, создающего заявку. При желании менеджера можно заменить, выбрав другого сотрудника из справочника, который запускается нажатием на соответствующую кнопку справа от поля.

«Виды документов» отражает название документа («Заявка», «Заказ», «Счет» и т.п.). Поскольку данное поле окрашено серым цветом, данные в него вводятся из справочника. Если для выбранного документа в справочнике «Виды документов» задана автонумерация, то поле «Номер» заполнится автоматически в соответствии с установленной нумерацией. Для каждого вида документа ведется отдельная нумерация.

В поле «Проекты» указывается проект и этап проекта, к которому относится данная заявка. Поскольку данное поле окрашено серым цветом, данные в него вводятся из справочника.

В поле «Основание» указывается документ-основание, на базе которого создается текущий документ. Например, счет может быть создан на основании заявки от клиента. Документ-основание можно выбрать из следующих реестров: Заявки, Отгрузки, Планы отгрузок, Планы закупок, Закупки. После чего открывается соответствующий реестр, где можно отметить галочкой в поле необходимый документ. Табличная часть выбранного документа-основания скопируется в созданный документ. Также в документ копируются признаки документа-основания.

В поле «Валюты» из списка выбирается валюта, в которой учитывается заявка. Использование нескольких валют в рамках одной заявки (одного документа) не предусматривается.

В группе полей «Скидки» указываются вид и значение скидки (наценки) по данной заявке. Скидок может быть установлено несколько. При добавлении скидок с эти поля они установятся на сумму всего документа. Если скидка указана с отрицательным знаком, то она рассматривается как наценка. Скидки на весь документ добавляются так же, как и скидки на отдельный товар, поэтому вернемся к ним чуть позже.

Поле «Примечание» содержит произвольную текстовую информацию.

Поля «Признаки», «Оплата», «Документы», «Файлы» созданы в виде закладок. Переключение между ними производится щелчком левой кнопки мыши на нужной закладке. В поле «Признаки» можно добавить дополнительную информацию по данной заявке. Можно добавить сразу группу признаков, выбрав соответствующий пункт контекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мышки в нужной области. Причем, заполнив необходимые, можно удалить остальные, выбрав пункт контекстного меню «Удалить неопределенные».

Количество и тип признаков зависят от вида бизнеса и конкретной продажи. В большинстве учетных систем нет возможности устанавливать признаки на каждую продажу. Но, для анализа продаж и для CRM это бывает полезно. Например, можно указать особенности данной продажи — «По знакомству», «С большой скидкой», «С большой наценкой» и пр. В дальнейшем, эти признаки могут быть использованы для анализа продаж.

В поле «Оплата» отображается связь документа заявки с документами оплаты. Здесь можно добавить, изменить или удалить документы оплаты, выбрав соответствующий пункт контекстного меню. При добавлении документа оплаты из документа заявки в него копируется информация о контрагенте, менеджере, проекте и сумме. При удалении документа оплаты можно либо полностью удалить документ из базы, либо только очистить поле «Основание».

В поле «Документ» отображается структура подчиненности связанных документов. Текущий документ выделен жирным шрифтом. При этом любой документ из поля можно открыть для просмотра или изменения дважды щелкнув по нему левой кнопкой мыши. Поскольку заявка только первый документ при обработке запроса клиента, это поле на этапе создания будет пустым.

В поле «Файлы» отображаются все связанные с заявкой файлы. Например, договор на поставку как в нашем случае. Все помещенные файлы привязываются к базе данных Monitor CRM, откуда в любой момент могут быть извлечены, что значительно экономит время на их поиски.

В самом низу заявки расположена табличная часть формы, в которую добавляются товары и услуги, в данном случае, по запросу клиента (см. Как добавить товары/услуги в заявку?).

Заявка готова.

На основе созданной заявки можно:

1. Подготовить Коммерческое предложение или распечатать клиенту Счет на основе печатной формы.

В Monitor CRM есть встроенная система дизайна печатных форм, которая позволяет без программирования подготовить форму любого документа для вывода данных на печать. В печатной форме можно вставлять в документ различные комментарии, изображения, логотипы, настроить цвет текста, установить рамки, их ширину и цвет, задать отступы и выравнивания. Кроме того, есть возможность сохранять несколько печатных форм для одного документа, что позволяет в зависимости от ситуации воспользоваться для печати наиболее подходящим вариантом документа.

2. Подготовить клиенту Счет, оформив его отдельным документом.

В этом случае Счет можно создать как новую заявку аналогично описанной, указав основанием в соответствующем поле одобренную заказчиком заявку. Либо на основании созданной заявки ввести новую, где указать вид документа «Счет». В этом случае процедура создания счета будет аналогична процедуре создания закрывающих документов (см. Как создать закрывающие документы?).