Добро пожаловать!
Тут есть все, что вы хотите знать обо мне =)

Познакомьтесь с системой —
установите демо-версию
Monitor CRM 4.0!

• Загрузить

Как устроен Ежедневник

В Monitor CRM для планирования рабочего дня сотрудника предназначен Ежедневник. Ежедневник — это основное рабочее окно сотрудника. Он  доступен как рядовому менеджеру, так и руководителю. Ежедневник помогает эффективно управлять рабочим временем, планировать нагрузку на текущий день, на будущие периоды, а также анализировать данные прошлых периодов. Ежедневник помогает менеджеру эффективно организовывать рабочий день, а  руководителю — отслеживать организацию рабочего времени сотрудников.

Monitor CRM предлагают очень удобный интерфейс ежедневника, который позволяет сразу видеть в одном окне всю актуальную информацию. На поиски этих данных в различных источниках (бухгалтерия, отдел снабжения и пр.) можно потратить достаточно много времени, а здесь все перед глазами в режиме on-line.

В демо-версии программы Monitor CRM для запуска модуля Ежедневник выполните указанную на рисунке последовательность действий:

Откроется окно следующего вида:

Рассмотрим более подробно внешний вид Ежедневника в Monitor CRM. Окно формы можно условно разделить на две части: постоянную и переменную. Постоянная часть содержит период отображения данных (1), дерево закладок (2), окно с именем менеджера (менеджеров), ежедневник которого отображается (3), а переменная часть — подробную информацию по выделенной закладке (на рисунке выше представлена информация о контактах): диаграмма загрузки рабочего дня (4); панель упарвления отображением списка контактов (5) и сам список контактов (6).

Панель периода отображения Ежедневника показывает время, за которое выводятся данные. Временной отрезок можно изменить.

Окно с именем менеджера (менеджеров) показывает имена тех, чей ежедневник отображен.

Дерево закладок обеспечивает максимальное удобство работы, одновременно отображая закладки с ключевой коммерческой информацией: «Контакты», «Проекты/Этапы проектов», «Отгрузки», «Закупки» и пр. Выбор закладки осуществляется кликом мыши на нужном названии. Число в скобках после названия закладки обозначает число записей в каждой закладке на выбранный период. Записи подгружаются в систему автоматически (т. е. если оплата прошла в бухгалтерии — она сразу отобразится).

Если в компании практикуются длительные проекты (сделки), в которых на разных этапах подключаются разные сотрудники, например, юристы, логисты, тех.персонал и пр., то каждый сотрудник увидит, когда и по каким сделкам наступил момент именно его ответственности.

Поскольку Ежедневник в первую очередь предназначен для планирования рабочего дня сотрудника, то рассмотрим содержание закладки «Контакты».

Некоторые элементы Ежедневника можно настроить для каждого пользователя индивидуально. Это позволяет различным пользователям видеть только те данные, которые нужны им в работе, причем видеть их в удобной для них форме.

В Ежедневнике можно настроить:

• состав закладок (например, для пользователя «Менеджер по продажам» в Демо-версии Monitor CRM в дереве закладок отсутствуют закладки «Закупки», «Планы закупок» представленные на рисунке выше);
• внешний вид списка контактов (например, цвет отображения контактов [состоявшихся и несостоявшихся], цвет окон, цвет контактов, назначенных на одно время);
• внешний вид и структуру таблиц (например, в таблице контактов колонку «Проекты» можно исключить, а колонку «Разница во времени» поместить сразу после колонки «Начало».

Как изменить период отображения Ежедневника

По умолчанию обычно открывается Ежедневник на текущую дату. Справа указывается день недели выбранной даты.

Данные Ежедневника можно отобразить не только за один день, а также за любой период. Для этого необходимо указать дату начала периода и далее, за сколько дней от выбранной даты будут отображаться данные.

Изменить дату можно вручную с клавиатуры непосредственно в поле ввода. Можно изменять дату на несколько дней вперед с помощью нескольких нажатий кнопки , или на несколько дней назад — с помощью кнопки .

Также дата выбирается при помощи календаря .

В календаре для выбора даты достаточно кликнуть мышью на нужной дате.

Для управления «Календарем» используются следующие кнопки:

() — перемещение на год назад (вперед). При нажатии на кнопку справа от этой кнопки откроется список годов, из которых кликом можно выбрать нужный, то есть переместиться сразу на несколько лет назад (вперед);

() — перемещение на месяц назад (вперед). При нажатии на справа от этой кнопки откроется список месяцев, из которых кликом можно выбрать нужный, то есть переместиться сразу на несколько месяцев назад (вперед);

 — перемещение на текущую дату. При нажатии на справа от этой кнопки откроется список (Вчера, Сегодня, Завтра, Начало года), в котором кликом можно выбрать нужный вариант.

Как просмотреть данные Ежедневника нескольких сотрудников?

По умолчанию запускается ежедневник вошедшего пользователя. Для руководителя часто бывает необходимо посмотреть оперативную информацию по работе нескольких человек (не обязательно всех). Для этого в окно «Менеджеры» нужно добавить имена тех, о ком нужна информация, и в остальных окнах отобразятся их данные за указанный период. Таким образом, в распоряжении руководства оказывается инструмент для контроля загруженности и эффективности работы подчиненных.

Добавить ФИО менеджера можно с помощью окна выбора из справочника «Менеджеры», которое вызывается следующими способами:

— Первый способ — с помощью контекстного меню. Для его применения необходимо выполнить последовательность действий:

1) В окне «Менеджеры» кликнуть правой кнопкой мыши и вызвать контекстное меню.
2) Выбрать «Добавить» с помощью клавиш управления курсором или мыши.
3) Появится окно выбора из справочника «Менеджеры».

— Второй способ — с помощью клавиши Insert на клавиатуре:

1) В окне «Менеджеры» кликнуть левой кнопкой мыши.
2) Нажать клавишу Insert на клавиатуре.
3) Появится окно выбора из справочника «Менеджеры».

— Третий способ — с помощью главного меню:

1) В окне «Менеджеры» кликнуть левой кнопкой мыши и выделить фамилию текущего менеджера.
2) В главном меню выбрать пункт «Правка» — «Добавить».
3) Появится окно выбора из справочника «Менеджеры»

Любой из описанных способов открывает окно выбора из справочника «Менеджеры».

Перенести менеджера (или группу менеджеров) в окно «Выбрано» можно следующими способами:

— Первый способ. Для его применения необходимо выполнить следующую последовательность действий.

— Второй способ — с помощью кнопок управления:

 — добавляет в окно «Выбрано» всех менеджеров,
 — добавляет выбранную фамилию или всех менеджеров указанной группы.

Удалить менеджеров из окна «Выбрано» можно с помощью клавиши Delete после выделения их фамилий или кнопками  (удалить одного выделенного менеджера) и  (удалить всех).

Завершить выбор менеджеров можно с помощью кнопок «ОК» или «Отмена». После этого в окне с именем менеджера (менеджеров) отобразятся имена выбранных сотрудников, рядом с которыми будет стоять зеленая галочка. А в ежедневнике будут выведены данные (контакты, заявки, отгрузки и пр.) этих сотрудников.

При отключении галочки рядом с именем сотрудника его данные перестают отображаться.

Как в Ежедневнике настроить список контактов с помощью панели управления отображением контактов

Ежедневник в первую очередь предназначен для планирования рабочего дня сотрудника, поэтому значительную часть времени пользователь работает в закладке «Контакты».

Для удобства работы пользователь может оперативно настроить список контактов под себя.

В левом окне у закладки «Контакты» есть две подзакладки: «Состоявшиеся» и «Несостоявшиеся». При клике на основную закладку «Контакты» отображаются все контакты, при клике на закладку «Состоявшиеся» — только состоявшиеся, при клике на закладку «Несостоявшиеся» — только несостоявшиеся. При изменении статуса контакта с «Несостоявшийся» на «Состоявшийся» контакт переходит из одной подзакладки в другую.

Данные, представленные в табличной части закладки «Контакты» (как и любой другой закладки дерева), можно сортировать по любой колонке. Для этого необходимо дважды щелкнуть на заголовке сортируемого столбца. При этом рядом с названием заголовка появится значок >> (сортировка по возрастанию) или << (сортировка по убыванию). Параметры сортировки автоматически сохраняются. По умолчанию контакты отсортированы по дате назначенного контакта.

На панели управления отображением списка контактов находятся следующие опции:

• По дате — если установить соответствующий флажок, в списке отобразятся контакты, дата которых входит в указанный интервал;
• По дате напоминания — если установить соответствующий флажок, отобразятся записи, дата напоминания которых входит в указанный интервал, а в карточке контакта или даты отмечен пункт «Напомнить» и в списке пользователей указан текущий пользователь, либо установлена опция «Напомнить всем»;
• Позиции всех менеджеров — если установить соответствующий флажок, в списке выводятся контакты всех пользователей системы. Данная опция доступна только руководителям организации (место professional) и позволяет отслеживать данные по всем сотрудникам;
• Контакты без напоминания — если установить соответствующий флажок, то в списке контактов отобразятся как контакты с установленными напоминаниями для текущего пользователя, так и контакты без напоминания;
• Все несостоявшиеся контакты — если установить соответствующий флажок, отобразятся все несостоявшиеся контакты до даты, указанной в ежедневнике;
• Использовать цвета — если установить соответствующий флажок, то строчки контактов окрасятся цветами в соответствии с настройками Ежедневника. По умолчанию, состоявшиеся контакты окрашиваются зеленым цветом, несостоявшиеся — желтым, пересекающиеся по времени — красным;
• Диаграмма — если установить соответствующий флажок, то в верхней части окна появится диаграмма загруженности рабочего дня. Для удобства вывода данных в окнах и  нужно установить соответственно время начала и конца рабочего дня.

• Не красить пересечения — если установить соответствующий флажок, пересекающиеся друг с другом по времени контакты не будут окрашиваться цветом в соответствии с настройками Ежедневника (по умолчанию, красным цветом).
• Показывать «окна» — если установить соответствующий флажок, то между строчками, обозначающими контакты, отобразятся пустые строки, символизирующие свободное время между контактами. Для удобства в окне (верхнее окно выбора времени) следует указать минимальное значение временного «окна», которое будет отображаться. Например, при установке 00:15 перерыв между контактами менее 15 мин. не отразится;
• Кнопка (Скрыть дополнительную информацию) — нажатие на эту кнопку позволяет скрыть или отобразить в нижней части окна Ежедневника развернутую информацию по выделенному контакту (данные о сотруднике контрагента, с которым назначен контакт, и средства связи с ним, информация о предмете, а также о его результате, если контакт уже состоялся);
• Кнопка (Перенос) — нажатие на эту кнопку позволяет перенести на другую дату выбранные в общем списке контакты (см. Как в Ежедневнике перенести контакт или группу контактов на другую дату (время)?).

Как в Ежедневнике добавить новый контакт

Добавить контакт можно следующими способами:

— Первый способ — с помощью контекстного меню. Для его применения необходимо выполнить следующую последовательность действий:

— Второй способ — с помощью кнопки на панели инструментов:

— Третий способ — добавление в «окно» между контактами:

Откроется форма редактирования контакта.

Данные во все серые поля формы вводятся из справочника, который запускается нажатием на соответствующую кнопку справа от поля (например, поле «Виды контактов» заполняется нажатием на кнопку ). Остальные (белые поля) заполняются вручную.

В поле «Дата» заносится день, в который совершается контакт. Можно ввести дату вручную с клавиатуры или, нажав на кнопку , выбрать дату в календаре.

В полях «Время начала» и «Время окончания» обозначается время контакта. Время можно ввести вручную с клавиатуры или изменить указанное по умолчанию, используя кнопки или .

В поле «Виды контактов» указывается способ коммуникации с контрагентом (звонок, встреча, факс и пр.). Вид контакта выбирается из справочника с одноименным названием.

В поле «Контрагенты» указывается организация, с которой запланирован контакт. Контрагент выбирается из списка организаций. Для заполнения поля выполните последовательность действий как на рисунке.

В случае, если в организации практикуются длительные сделки (проекты) и контакт к этой сделке привязывается, то заполняется поле «Проекты». В нем может указываться только проект или проект с указанием конкретного этапа, к которому относится запланированный контакт. Для добавления необходимо выполнить следующую последовательность действий.

В группе полей «Сотрудники» указываются сотрудники контрагента и физические лица, участвующие в данном контакте.

Если контрагент указан в поле «Контрагенты», то сотрудника можно выбрать из списка специалистов, указанных в карточке соответствующего контрагента. В этом случае для добавления необходимо выполнить следующую последовательность действий.

Обратите внимание, что сотрудники выводятся в порядке подчиненности.

Выберите того, кто звонил с помощью кнопок:
– добавить в окно «Выбрано» всех;
– добавить выбранную фамилию;
– удалить выбранную фамилию;
– удалить всех.

Кстати, можно выбрать не одного, а нескольких сотрудников, если, например, это не звонок, а встреча, на которой присутствует несколько человек.

После добавления сотрудника в форме редактирования контакта сразу же видны характеристики этого сотрудника и его контактные данные.

Группой полей «Напомнить» задается дата и время, когда пользователю нужно напомнить о запланированном контакте. Устанавливается либо конкретная дата и время напоминания, либо за сколько дней, часов, минут до запланированного времени контакта нужно напоминание.

В списке «Менеджеры» отображаются свои сотрудники, участвующие в данном контакте. Так же, как и сотрудников контрагента, их может быть несколько. Добавление менеджеров в контакт производится так же, как и в другие списки. Если данному сотруднику необходимо напомнить об этом контакте, устанавливается галочка напротив этого сотрудника. Напоминание сотруднику включается двойным кликом мыши в столбце «Напоминать».

В поле «Предмет» заносится в произвольной текстовой форме тема данного контакта.

В поле «Результат» заносится в произвольной текстовой форме краткий итог данного контакта.

В поле «Примечание» заносится дополнительная произвольная информация по данному контакту.

В поле «Балльная оценка» можно выставить оценку результату данного контакта по той шкале, которая принята в компании. В дальнейшем, этот параметр можно будет использовать для анализа и оценки работы менеджеров.

В поле «Автор» отображается пользователь, который ввел контакт. Оно не редактируется. Создать (назначить) контакт можно как себе самому, так и другому пользователю системы Monitor CRM. Например, руководитель может назначить контакт своему подчиненному или коллега коллеге. Тогда в поле «Менеджер» прописывается фамилия (фамилии) того, кому назначается контакт и напоминание, в поле «Автор» будет фамилия назначившего контакт.

Галочкой «Состоявшийся» отмечается состояние совершенности контакта. В случае, если контакт не отмечен состоявшимся, а в поле «Результат» введены данные, то при его сохранении Monitor CRM предложит отметить контакт как состоявшийся.

При установке галочки «Добавить следующий контакт», после нажатия кнопки «ОК», открывается карточка нового контакта, при этом некоторые данные предыдущего контакта (контрагент, сотрудники, менеджеры и др.) скопируются в новый. Автоматически будет установлена дата дня следующего за текущим. Всю историю контактов, связанных с данным, и контакт-основание можно посмотреть на закладке «Контакты (история)».

Таким образом, при назначении контакта про него уже невозможно будет забыть. Поскольку, во-первых, он отобразиться в Ежедневнике, а во-вторых, когда настанет время, указанное в напоминании (если напоминание установлено), замигает лампочка и появится напоминающее сообщение.

Как в Ежедневнике отредактировать ранее созданный контакт

Редактировать контакт можно следующими способами:

— Первый способ — с помощью контекстного меню. Для его применения необходимо выполнить следующую последовательность действий:

— Второй способ — с помощью клавиш клавиатуры: выделить нужный контакт и нажать клавишу Enter на клавиатуре;
— Третий способ — с помощью основного меню, если оно выведено.

В открывшейся форме редактирования контактов изменить требующиеся поля (см. Как в Ежедневнике добавить новый контакт?).

Как в Ежедневнике удалить ранее созданный контакт

Удалить контакт можно следующими способами:

— Первый способ — с помощью контекстного меню. Для его применения необходимо выполнить следующую последовательность действий:

— Второй способ — с помощью клавиш клавиатуры: выделить нужный контакт в списке, нажать клавишу Delete на клавиатуре и подтвердить удаление;
— Третий способ — с помощью основного меню, если оно выведено. Для его применения необходимо выполнить следующую последовательность действий.

Как в Ежедневнике перенести контакт или группу контактов на другую дату (время)

В случаях, когда планы изменились или некоторые контакты не были совершены в запланированное время требуется их перенести. Для переноса контакта или группы контактов необходимо выполнить следующую последовательность действий:

В открывшемся окне необходимо указать новую дату и время контакта (контактов), либо оставить время без изменения. Если переносится группа контактов, то время лучше оставлять без изменения.

Дату и время для можно ввести вручную с клавиатуры или при помощи кнопок , «Календарь», и , «Часы» (подробнее о пользовании «Календарем» и «Часами»).